¿Cómo la atención telefónica profesional ayuda a tu negocio?

Artículo sobre Secretaria virtual publicado por Doiser

En Doiser tenemos expertos en Secretaria virtual que han realizado este artículo para ti. Recuerda que si necesitas un servicio de Secretaria virtual puedes solicitar presupuesto y te pondremos en contacto con hasta 3 empresas para que te hagan un presupuesto sin compromiso.

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Una de las principales herramientas de venta y fidelización de clientes es la atención telefónica, por eso las empresas cada vez están más concienciadas de lo que se juegan en este aspecto.

No hay nada más eficaz para conseguir que un cliente se marche a la competencia que ofrecerle una mala experiencia cuando trata de contactar con tu empresa. No atender sus llamadas, ponerlo en espera durante mucho tiempo, conectarlo con un sistema electrónico que no le ofrece la respuesta que necesita o incluso atenderle de forma descortés o descuidada son algunos de los errores catastróficos que se deben evitar a toda costa.

¿Cómo hacerlo? Apostando por un servicio de atención telefónica profesional como el que te ofrece una telesecretaria. En este artículo te contamos cómo esta labor es más complicada y especializada de lo que puedas pensar en un principio.

Secretarias virtuales: profesionalidad al rescate

Conforme crece nuestro negocio, se nos van asignando más tareas, olvidamos cosas y, a la vez, tenemos más clientes que necesitan ponerse en contacto con nosotros para recibir información. El resultado es que llegas a un punto en el que no das abasto.

Una telesecretaria es la solución perfecta para poder gestionar todo aquello a lo que no llegas, de forma eficiente y ágil. Y esto tiene un peso especial en el área de la atención telefónica, donde las secretarias virtuales demuestran cómo una gestión profesional garantiza la mejor experiencia posible.

¿Qué diferencia una atención telefónica profesional?

Gestionar llamadas de forma profesional es mucho más que simplemente atender el teléfono. La diferencia entre una y otra se puede apreciar claramente en sus resultados. Mientras que la primera ofrece una buena primera impresión y multiplica la oportunidad de venta, la segunda no aporta gran cosa y puede incluso hacer que los potenciales clientes desistan y compren en otro sitio.

Analicemos los puntos claves que definen a una buena atención telefónica:

Agilidad: el cliente es lo más importante, por eso un profesional de la atención telefónica atiende las llamadas sin esperar a que suene el tercer tono. El tiempo del cliente es valioso y esta es la forma de demostrarle que ayudarle es el objetivo principal de nuestra empresa.
Profesionalidad: ¿te imaginas que un cliente llame preguntando si ofrecéis un producto y la persona que le atiende le contesta que no lo sabe? Conocer la información de la empresa es básico para poder ofrecer al cliente la orientación que necesita, ya sea de horarios, productos, características, tiempos de entrega... Con una telesecretaria las dudas del cliente serán resueltas de forma eficaz y sin titubeos.
Empatía: uno de los puntos que caracterizan a la atención profesional de llamadas es el uso de técnicas que hacen que el cliente se sienta cómodo, entendido y ayudado. Esta es una de las claves para generar buenas experiencias y que supone una gran diferencia. Como seres sociales que somos, nos gusta tratar con personas, no con sistemas electrónicos con opciones pregrabadas.
Actitud: atender una llamada demostrando que se tiene prisa por colgar o que se están haciendo otras tareas al mismo tiempo son algunos de los errores que hacen que los clientes se sientan poco valorados y que una secretaria virtual nunca cometerá. Al contrario, se enfocará en la escucha activa y en dedicar su total atención a solucionar sus dudas o problemas.
Tono de voz: las telesecretarias aprenden a modular su voz para utilizarla como herramienta, ajustando la velocidad a la del cliente, realizando pausas, con cadencia y sin monotonía, de forma que todas las palabras estén vocalizadas y sean perfectamente entendibles, empleando un tono cordial y amistoso.
Lenguaje cuidado: este es otro de los aspectos que poca gente conoce. Un experto en atención telefónica profesional evitará siempre expresiones que tengan connotaciones negativas, bruscas o demasiado rotundas (como "nunca", "se equivoca", "error"...) empleando otras opciones que ofrezcan un enfoque positivo, den la vuelta a la situación y se centren en la solución y no en el problema.

Un buen profesional controla en todo momento el rumbo de la conversación, demostrando tranquilidad y seguridad sin resultar cortante y utilizando "por favor" y "gracias" en los momentos adecuados.

Como hemos visto, la atención telefónica es una labor compleja que, para realizarse de forma eficaz, debe dejarse en manos de profesionales como las secretarias virtuales. Gracias a su trabajo es más fácil lograr esa conexión con el cliente que se traduce en un feedback positivo y un aumento de las posibilidades de venta.

Si tú también quieres comprobar los resultados de ofrecer la mejor atención telefónica posible, recuerda que en nuestro portal encontrarás agencias de telesecretarias profesionales. Pídeles presupuesto sin compromiso y empieza a sacar el máximo partido de cada llamada

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