¿Cómo prepararse ante una inspección de trabajo?

Artículo sobre Gestoría y asesoría publicado por Doiser

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Inspección de trabajo: probablemente, las tres palabras más temidas por parte de cualquier empresa o trabajador autónomo. ¿Qué documentación deberías tener preparada? ¿Qué aspectos son los que van a revisar? Aquí te explicamos todo lo que debes saber al respecto.

¿Qué es una inspección de trabajo?

Se trata de un conjunto de acciones de vigilancia destinadas a garantizar el cumplimiento de las normas de orden social y administrativo y, en caso de que no sea así, exigir las responsabilidades que resulten pertinentes al trabajador autónomo o a la empresa.

Es llevada a cabo por inspectores laborales y subinspectores de empleo del organismo estatal llamado Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que es dependiente del Gobierno de España. Cualquier persona física o jurídica, pública o privada o comunidad de bienes puede ser objeto de una inspección de este tipo.

Muchos trabajadores autónomos y empresas tienden a creer que la visita del inspector tiene que ver con una denuncia. Sin embargo, no tiene por qué ser así. La elección puede deberse a algún indicio de irregularidad o, simplemente, a un proceso aleatorio de supervisión.

¿Qué hacer ante una notificación de inspección laboral?

En primer lugar, debes saber que no existe obligación alguna de que el inspector te avise con antelación. Es decir, puede presentarse en tu sede social una mañana cualquiera y realizar la inspección.
En este sentido, has de saber que no puedes negarte bajo ningún concepto. Ten en cuenta que se trata de un funcionario que representa a la autoridad competente en lo que respecta a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria. Por tanto, si le deniegas el paso, puede llamar a la policía y entrar por la fuerza. Salvo que tu sede social coincida con tu domicilio personal, en cuyo caso necesitará una autorización judicial.
Eso sí, para obtener acceso privilegiado a tus instalaciones de trabajo, el inspector debe identificarse. Incluso te brindará el derecho a que compruebes que su acreditación es real antes de permitirle pasar. Esto es así salvo que, para garantizar una correcta inspección, sea necesario salvaguardar el anonimato.

Te ponemos un ejemplo. Imagina un bar de copas que no tiene contratados a todos los camareros que prestan allí sus servicios. En caso de que el inspector preavisara o se identificase al entrar, estos podrían hacerse pasar por clientes con el fin de no ser detectados.
En cualquier caso, el inspector también puede pedir a un empleado que le acompañe por las instalaciones de trabajo y no se puede negar. Por el camino podrá preguntarle cualquier cuestión laboral que estime oportuna.

¿Cómo prepararte ante una inspección de trabajo?

Evidentemente, todo lo que hemos dicho antes puede suceder. Por tanto, has de tenerlo en cuenta por si cualquier día recibes una inspección laboral. Pero, más allá de eso, el inspector puede solicitarte que le proporciones una determinada documentación. Esta es la más habitual:

Licencia de apertura del local comercial o centro de trabajo.
Partes de alta en la Seguridad Social.
Justificante de inscripción en la Seguridad Social.
Justificantes del pago de las cuotas del RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).
Partes de alta y baja de los trabajadores, si los hay.
Recibos de abono de los salarios y resumen de horas extraordinarias.
Contratos laborales y mercantiles vigentes.
Documento de alta en el IAE (impuesto de actividades económicas).
Declaraciones de retenciones del impuesto de sociedades o del impuesto sobre la renta y del IVA.
Libros de contabilidad.
Facturas.

En general, el inspector de trabajo puede pedirte cualquier documento que estime oportuno siempre que tenga que ver con tu actividad profesional. Por ello, has de tenerlos siempre a mano. La forma ideal es contar con los servicios de una asesoría laboral que se encargue de almacenarlos y custodiarlos durante el plazo legal previsto, que es de 4 años.

¿Qué hacer si no superas la inspección? Sanciones y período de reclamación

En caso de que el inspector detecte una infracción, levantará acta. En el plazo de 10 días serás notificado mediante correo certificado de ello. Cuando esto suceda, dispondrás de 15 días hábiles para presentar alegaciones. Cualquier error o defecto de forma puede ser suficiente para revocar el procedimiento.

Sin embargo, si tus alegaciones no son tenidas en cuenta, sufrirás una sanción que puede oscilar entre los 60 € y los 6250 €, según la gravedad de la falta. Conviene recordar que son acumulables, es decir, cada infracción conllevará el pago de una multa comprendida dentro de ese rango.

En definitiva, una inspección de trabajo es un trago por el que pasan prácticamente todos los autónomos y empresas en algún momento. Así que no te desanimes si recibes un preaviso.

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