7 claves para escoger el software de facturación de tu empresa

Cuando una empresa está a punto de nacer o quiere mejorar sus procesos de gestión, una de las primeras cosas que se debe plantear es cómo llevar la facturación. Hoy en día existen incontables soluciones para gestionar la facturación en las empresas. Pero, tomar una buena decisión que se adapte a las necesidades de tu negocio puede marcar la diferencia. Ahorrarte tiempo y dinero automatizando procesos y cumplir la ley, son solo algunas de las ventajas de tener un programa de facturación a tu medida. 

En este post, desde Consulpyme queremos darte las claves que debes analizar para tomar la mejor decisión para tu empresa y escoger el método de facturación adecuado para ti. No existe una solución que sea la mejor para todas las empresas, ya que cada cual tiene sus necesidades únicas. 

El avance de la tecnología nos permite desarrollar soluciones de facturación en la nube. Esto quiere decir que tu programa siempre te acompañará, y podrás emitir facturas allá donde vayas. Esta ventaja es especialmente interesante si tu empresa trabaja de forma itinerante, para formalizar ventas en cualquier lugar y momento y desde cualquier dispositivo.

Depende de qué tipo de clientes tengas, este puede ser un factor crucial a la hora de escoger tu solución. Si tus clientes priorizan las prácticas eco, poder proporcionarles facturas electrónicas y prescindir del uso innecesario del papel y tintas será un valor competitivo para ti.

Igualmente, si trabajas con clientes que quieren tener toda su facturación digitalizada ya que trabajan en oficinas sin papeles, tienes que poder ofrecerles las facturas de forma electrónica. 

Además, esta opción también supondrá un ahorro directo en material para ti.

Si cuentas con el apoyo de una asesoría para tus gestiones, debes pensar en contar con una solución a tu facturación que sea compatible con ellos. Que tus asesores puedan tener acceso a tu plataforma de facturación os facilitará a ambos vuestro trabajo.

Un factor muy importante a la hora de escoger tu software de facturación debería de ser su sencillez. Que tenga una interfaz cómoda y clara, con todo a la vista, y que no genere dudas sobre dónde tienes que pinchar para realizar la operación que quieres debe de ser una prioridad.

Para ello, escoger soluciones que tengan en cuenta la experiencia de usuario es una buena idea. Si no estás seguro, puedes acceder a las pruebas gratuitas que algunos programas te brindan.

El software de facturación que elijas debe cumplir con las normativas vigentes de tu país.  Igualmente, también debes de estar atento a las legislaciones de tu comunidad autónoma. Por ejemplo, si actualmente operas en el País Vasco, debes de tener en cuenta la obligatoriedad de cumplir con la nueva normativa de TicketBAI y adaptarte con un software homologado.

Lo ideal es que puedas personalizar datos como por ejemplo el tipo de IVA, ya que no todos los productos o servicios llevan el mismo tipo, las ventas al extranjero no llevan IVA, etc.

Que tu sistema de facturación pueda emitir más que facturas es realmente importante. Presupuestos, abonos, proformas, facturas rectificativas… Tener la posibilidad de poder crear todo este tipo de documentos desde la misma plataforma, sin duda, facilitará tu día a día.

Evidentemente, no podemos obviar la importancia del precio del sistema de facturación que elijas. Aunque haya opciones de manejar tus facturas gratuitamente (como con una plantilla de Excel), quizá te interese invertir en un software que te permita automatizar ciertas tareas, almacenar clientes y productos y emitir otro tipo de documentos aparte de facturas. La inversión que hagas en tu sistema de facturación, en muchos casos, se puede ver recuperada al minimizar el tiempo de gestión gracias a la automatización.  

Tras analizar estos puntos, recuerda: no hay ninguna solución universal para todas las empresas. La mejor opción siempre será la que más se adapte a tus necesidades y presupuesto. No dudes en probar la versión gratuita de prueba que diferentes empresas pueden ofrecerte para saber si esas herramientas se adaptan a ti.