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Cómo usar WhatsApp en la empresa de manera segura
Artículo sobre Asesoramiento jurídico realizado por Consulpyme (empresa Doiser desde 22/01/2019)
Este artículo ha sido realizado por Consulpyme. Recuerda que si necesitas un servicio de Asesoramiento jurídico puedes solicitar presupuesto y se pondrá en contacto contigo en breve para ofrecerte un presupuesto sin compromiso.
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Hoy en día WhatsApp es una de las aplicaciones más extendidas: se calcula que se llegan a enviar más de 100.000 millones de mensajes diarios. Esta cotidianidad provoca que se haya posicionado como una herramienta empresarial para contactar con los clientes y con los empleados.
Las empresas o autónomos deberán usar WhatsApp Business, y no la aplicación WhatsApp Messenger, que está diseñada para comunicaciones personales. Esta aplicación que cubre las necesidades de los negocios ha sido creada para facilitar las comunicaciones con clientes, aportando herramientas que permiten automatizar, ordenar y responder mensajes de forma rápida.
La empresa solo tiene que crear un perfil en la aplicación, con su dirección, email y página web (si la tiene), así el usuario sabe que se está comunicando con una empresa real. Además, tal y como ocurre con la versión de ámbito particular, los datos de los mensajes y llamadas efectuadas a través de esta plataforma cuentan con cifrado de datos de extremo a extremo para ofrecer mayor seguridad.
Pero esto no significa que se pueda usar sin más, todo lo contrario. A veces, la confianza puede hacernos caer en algunos errores, que incumplamos algunas leyes como la de Protección de Datos o de la de Propiedad Intelectual y pueden ser constitutivos de infracciones o delitos que pueden acarrear denuncias sin ser conscientes de sus consecuencias.
En todo caso, se deben cumplir los principios de la protección de datos:
- Información
Antes de usar WhatsApp para tratar datos personales de una persona, debes informarle de las finalidades de dicho tratamiento. El tratamiento en este caso puede ser comercial, informativo, de confirmación de citas, de vía de comunicación, de envío de datos…, pero, en cualquier caso, el titular de los datos debe saber del uso de esta herramienta y del fin para el cuál se prevé.
- Consentimiento
Para tratar los datos del cliente hay que informar y pedir consentimiento. Especialmente aquí haremos hincapié en la finalidad comercial. Para remitir información comercial, es necesario conforme al artículo 22 de la LSSI, solicitar el consentimiento expreso del afectado, es decir una acción clara afirmativa, informada, libre e inequívoca de que sí quiere recibir publicidad.
La creación de grupos de WhatsApp tampoco está al margen de la normativa de protección de datos. De hecho, para añadir a una persona en un grupo profesional es necesario pedir el consentimiento previo.
- Confidencialidad
Debe garantizarse que esos datos que nos han facilitado se mantienen a salvaguarda y confidenciales. Que solo los trata el personal autorizado y que no acceden a ellos terceras personas.
Por ejemplo, el hecho de crear un grupo con miembros que no se conocen entre sí puede equipararse al envío de un correo electrónico sin copia oculta. Al hacerlo, hay datos que inevitablemente quedan expuestos -como la foto, el nombre, los apellidos o el número de teléfono móvil-, y ello vulnera la confidencialidad. En este caso, debería optarse por una lista de distribución, en lugar de un grupo, ya que la lista permite el envío de mensajes individuales sin exponer datos de terceras personas.
- Seguridad
La seguridad de la aplicación como tal corresponde a WhatsApp. Eso sí, siempre podemos poner medidas de seguridad asociadas al procedimiento de custodia de los dispositivos que almacenan los datos, del control del uso de la aplicación, etc. También podrá hacerse a través de medidas de gestión asociadas a una política de uso de la aplicación y protección de los datos personales.
En ese sentido, la política de privacidad de WhatsApp Business establece que el responsable del tratamiento será la empresa que use la aplicación (es decir, si tu empresa usa la aplicación para sus comunicaciones comerciales con clientes particulares, tú serás el responsable del tratamiento), mientras que WhatsApp será el encargado del tratamiento.
Si finalmente optas por este canal, es recomendable que solamente lo uses a nivel informativo o como envío de publicidad no como medio para compartir datos personales o información confidencial. Lo realmente importantes es realizar un tratamiento legal de los datos, tanto de empleados como de clientes que proteja su privacidad.
Una vez más, la clave es usar el sentido común, ser tan cuidadoso con los datos como lo éramos hace unos años, en la “era del papel”. En definitiva, hacer un uso responsable de las comunicaciones, un tratamiento legal de los datos, protegiendo la privacidad de los usuarios. Y para ello puede resultar vital contar con un equipo que, estando al corriente de la normativa, te asesore de su uso y las consecuencias de las acciones cometidas.
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