¿Conoces las claves de la facturación digital?

Artículo sobre Programas de facturación realizado por Consulpyme (empresa Doiser desde 22/01/2019)

Este artículo ha sido realizado por Consulpyme. Recuerda que si necesitas un servicio de Programas de facturación puedes solicitar presupuesto y se pondrá en contacto contigo en breve para ofrecerte un presupuesto sin compromiso.

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Una factura electrónica es, ante todo, una factura (un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicio), en concreto aquella que se expide y recibe en formato electrónico. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

Normativa

El Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, sean electrónicas o en papel:

La legibilidad de la factura.
La autenticidad del origen de la factura, es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona.
La integridad del contenido de la factura, es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado.

En el caso de la factura electrónica, el cumplimiento de estos requerimientos está ligado con los programas disponibles (software) para la generación y recepción de facturas. Además, los documentos deben firmarse con el certificado electrónico correspondiente.

Fechas claves

España ha apostado por las facturas electrónicas. El objetivo es promover la digitalización empresarial y luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales, para así, impulsar el crecimiento empresarial.

Desde 2015 la facturación electrónica es obligatoria en las relaciones con las administraciones públicas.
A finales de 2021 se aprobó el proyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, por el que las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales tienen un plazo de 12 meses para adaptarse y usar la facturación digital como una obligación.
Para el resto de las empresas, pymes y autónomos, se establecerá un calendario gradual durante los próximos 3 años (limite 2024).

En el País Vasco, las administraciones públicas están en un estado avanzado en lo que a la facturación electrónica se refiere y ya cuentan con un proyecto para luchar contra el fraude fiscal que obliga a utilizar un software de facturación a todas las personas y empresas que lleven a cabo una actividad económica. Este sistema, llamado TicketBAI, permite a las Haciendas Forales vascas hacer un seguimiento de todas las facturas emitidas y tener constancia de todas las transacciones realizadas para cobrar los impuestos correspondientes.

Obligaciones de las empresas

A falta de la publicación de la normativa técnica que regule el nuevo sistema de facturación electrónica, las empresas deberán:

Expedir y remitir facturas electrónicas con otras empresas y autónomos.
Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años, aun cuando los destinatarios de estas hubieren dejado de ser clientes de las empresas emisoras.

Ventajas para las empresas

Es importante resaltar el impacto positivo que tiene esta práctica para las empresas, concretamente al generar un importante ahorro, entre otros, en costes medioambientales, económicos y competitivos.

Tal y como sucedió en su día con el correo electrónico, que sustituyó al correo ordinario, la tecnología facilita el crecimiento económico, aumenta la eficacia de las transacciones y se reducen los tiempos. En conclusión, se generan importantes ahorros en costes y tiempos de trabajo, a la par que se protege el medio ambiente.

Ahorro en papel: cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kilogramos de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles.
Ahorro en tiempo de gestión: la facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago. Se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de un minuto y 33 segundos; mientras que con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.
Ahorro en costes de gestión: frente a la factura tradicional, la emisión de facturas electrónicas supone un ahorro de casi el 70%, debido a que se reducen los costes en la manipulación de papel, sellado, gestión de tesorería, etc. Mientras que, en la recepción, pasar del papel a lo electrónico permite un ahorro del 65%.

Es cierto que cualquier cambio crea incertidumbre, pero aplicar un software de facturación digital en tu empresa te supondrá amplios beneficios, al ayudarte a mejorar la productividad y gestionar mejor las tareas de tu negocio.

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