¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de empresa?

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Muchos empresarios se preguntan cuánto tiempo hay que guardar las facturas y otros documentos importantes. Pues bien, si este es tu caso, no te preocupes, en este artículo te explicaremos en detalle todo lo que debes saber sobre el tema.

Eso incluye desde el marco legal que determina el plazo de conservación de los documentos de tu empresa a las sanciones que acarrea no cumplirlo si algún organismo oficial, como la Agencia Tributaria, te solicita información que ya no almacenas.

¿Qué obligación existe de guardar las facturas?

Tal y como figura en el BOE-A-2012-14696, a través del cual se aprueba el reglamento que regula las obligaciones de facturación, tanto los profesionales que ejercen su actividad por cuenta propia como los empresarios han de conservar durante el plazo estipulado en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria los siguientes documentos:

Todas las facturas que hayas recibido.
Aquellas copias de tus facturas salientes en función de lo establecido en el artículo 2.1.
Todos los justificantes contables.
Los recibos, incluyendo el original y la copia.
Los documentos indicados en el número 3.º del primer apartado del artículo 97 de la ley del impuesto cuando se trate de importaciones.

Los empresarios y autónomos que estén incluidos en los regímenes especiales del IVA y aquellos que sean sujetos pasivos del citado impuesto también deben guardar solo las facturas recibidas y los justificantes contables.

Plazos de conservación de facturas

Documentos asociados al impuesto sobre el valor añadido: 4 años.
Documentos asociados al impuesto sobre la renta de las personas físicas: 5 años.

¿Cómo hay que conservar la documentación?

Además de lo que indica la Agencia Tributaria debes garantizar la legitimidad del origen de tu documentación a través de cualquier medio. El contenido ha de ser legible y accesible para la autoridad fiscal en todo momento o deberás aportar una causa que justifique el porqué de esa imposibilidad.

La Administración no estipula la obligación de guardar ni las facturas recibidas ni las emitidas electrónicamente en papel, así que no hay problema si las almacenas en formato digital.

¿Qué documentación hay que guardar obligatoriamente?

A continuación, repasamos los principales documentos que debes almacenar según su tipo y plazo estipulados en cada caso. Toma nota.

Documentos mercantiles

El artículo 30 del Código de Comercio es el texto legal que dispone la documentación mercantil que debe archivarse. Según este, la documentación asociada a una transacción de tipo comercial cualquiera debe archivarse durante 6 años como mínimo.

En esta categoría encontramos justificantes de negocio, los libros contables donde figuran los asientos, la correspondencia y otros documentos relevantes en caso de requerimiento.

Se recomienda guardar de manera indefinida toda la documentación mercantil. Por ejemplo:

Los libros oficiales donde desarrollas la contabilidad de tu negocio.
Las cuentas anuales debidamente firmadas.
Los contratos que se hayan estipulado a largo plazo.
Backups en formato informático de los registros contables.
La facturación enviada por correo electrónico, no solo en papel.

Documentos tributarios

La conservación de los documentos fiscales está regulada por la Ley General Tributaria, que determina 4 años de plazo desde el último día estipulado para la presentación de las declaraciones como período de prescripción. En este lapso, la Agencia Tributaria ha de proceder a la liquidación de las obligaciones fiscales asociadas.

Algunas consideraciones sobre el mencionado plazo de 4 años:

Puede incidir en la posibilidad de que obtengas la devolución de tus obligaciones fiscales.
Puede interrumpirse a causa de un evento desencadenado por la Agencia Tributaria, un procedimiento que te notificará a través de las vías preferentes de contacto.
Puede tener lugar su total paralización en caso de recurso.

Es muy importante que, cuando vayas a decidir qué documentos vas a destruir y cuáles vas a mantener en tu archivo, no solo tengas en cuenta la programación regresiva de eliminación basada en la fecha a 4 años vista; de esta forma puedes acabar eliminando documentación relevante en algún proceso abierto o futuro. Procura valorar si, en el caso de algún impuesto, existe algún procedimiento en marcha que haya podido interrumpir el plazo ordinario obligatorio de conservación.

También debes tener en cuenta que, a partir de las novedades tributarias implementadas en 2015, la comprobación de deducciones y bases imponibles tiene un plazo de prescripción de 10 años, que empieza a contar desde el final del plazo establecido para la presentación de la declaración en la que se incluyeron.

Sanciones derivadas

Si recibieras un requerimiento, la actividad comprobatoria implica la conservación de ciertos documentos durante, al menos, 6 años (período mercantil). Este tipo de requerimientos puede afectar a terceros y suponer obligaciones adicionales de presentación de documentos para que sean inspeccionados.

¿Qué pasa si desatiendes un requerimiento o no suministras la información que se te demanda? En algunos escenarios, la sanción puede ser del 2 % de tu cifra de negocio, con un mínimo de 10 000 euros.

Hasta aquí nuestro análisis sobre qué documentos tienes la obligación de guardar en tu empresa y los plazos aplicables. Para facilitarte este engorroso trabajo es muy recomendable delegar la gestión de tu documentación a una gestoría de confianza. Así tendrás total garantía de que la selección de qué información almacenar y durante qué plazos se realizará de manera eficiente y siguiendo rigurosamente las directrices marcadas por ley.

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