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ERP: cómo el módulo de finanzas facilita tu día a día
Artículo sobre Software para empresas publicado por Doiser
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Como sabrás, una de las principales ventajas de los sistemas ERP es su modularidad, pudiendo contratar las funcionalidades que son útiles para tu negocio en cada momento de su evolución.
En este artículo vamos a centrarnos en el módulo de contabilidad para analizar en detalle para qué está diseñado y cuáles son sus principales aplicaciones prácticas. ¡Vamos allá!
¿Para qué sirve el módulo contable y financiero?
El módulo contable y financiero acoge todas las funciones de esta sección de la empresa. Está diseñado para dar respuesta a las principales necesidades de registro de la organización y relaciona dichos registros con otras operaciones que se dan en otros departamentos, como los movimientos de material propios del almacén, etc.
Es una cuestión de integración. Un sistema totalmente integrado aumenta la precisión de tus informes contables y financieros al eliminar los errores de carga, los errores de entrada y los posibles errores de fecha. También te permite completar estos informes más rápido, poniendo la información financiera en tus manos lo antes posible, lo que te brinda la oportunidad de tomar decisiones financieras más informadas.
Este módulo añade una dimensión analítica reforzada que tiene en cuenta todos los aspectos relevantes para finanzas y aporta herramientas específicas de control de costes, controlling financiero, conciliación y tesorería.
Ámbitos de gestión y ventajas
Como hemos comentado anteriormente, existen muchos planos de gestión en los que se mueve un módulo financiero, y que representan funciones específicas del área de finanzas. Veamos los principales:
- Documentación
Todas las facturas y tiques se pueden digitalizar, registrar y emitir de manera automática. Por ejemplo, si realizas una venta, el módulo de ventas se encarga de transmitir la información a finanzas.
- Ventajas: el proceso de facturación está enlazado con el resto de departamentos.
- Conciliación bancaria
Con este tipo de herramientas podrás acceder a un punteo automático de operaciones bancarias. Por ejemplo, si a lo largo de un determinado período has pagado varias facturas, el sistema se encarga de establecer una correlación automática entre los pagos y las facturas recibidas para que no haya desajustes.
- Ventajas: resulta más fácil y menos tedioso comprobar que los movimientos bancarios se ajustan a la realidad documental de la organización.
- Contabilidad analítica de costes
Un ERP también puede mejorar la forma en que tu departamento de contabilidad calcula los costes. Al estar integrado con las áreas donde se generan dichos costes, aprovecha la retroalimentación informativa y estadística de las operaciones dentro de la cadena de valor y logística para estimar con precisión, por ejemplo, el de fabricación de un producto o el de comercialización.
Por ejemplo, si tu empresa fabrica zapatos, con un ERP podrás recibir la información oportuna para calcular el coste de fabricación por unidad gracias a los datos recibidos de almacén (materia prima) y producción (proceso productivo).
- Ventajas: mayor trazabilidad de costes y una estimación más precisa de estos.
- Gestión de cobros y deudas
Gracias al módulo contable te resultará más fácil llevar un control de los cobros pendientes y de las deudas de tu organización. Por ejemplo, podrás asignar diferentes niveles de riesgo a tus clientes y programar comunicaciones específicas en función de este criterio o del tiempo que lleve vencida una factura.
- Ventajas: toda la información sobre cobros y deudas se encuentra centralizada y resulta fácilmente accesible desde un único punto.
- Balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias
Otro aspecto positivo de trabajar con un módulo financiero dentro de un entorno ERP es la posibilidad de acceder al balance de situación de tu empresa y a la cuenta de pérdidas y ganancias en cualquier momento del ejercicio para comprobar su desempeño.
- Ventajas: no es necesario preparar de manera individual y específica cada informe de situación: solo tienes que ordenarle al sistema que los emita en el momento que desees.
Hasta aquí nuestro repaso a las principales áreas de actuación del módulo financiero de un ERP. Como ves, son muchos los aspectos en los que ayuda a llevar un mejor control, evitando errores humanos y proporcionando información relevante.
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