Factura proforma: ¿qué es y cuándo la necesitas?

¿Conoces los principales conceptos de la facturación de empresas y autónomos? ¿Sabes qué es una factura proforma? ¿Podrías decir en qué se diferencia de un presupuesto o de un albarán? La terminología que deberías manejar para una contabilidad básica resulta relativamente sencilla, pero, como ves, deberías dominarla para no cometer errores que pueden costarte dinero. A continuación te explicamos estos conceptos para que sepas diferenciarlos.

La factura proforma es muy utilizada en diferentes negocios, ya que, inicialmente, no tiene validez legal ni contable. ¿Para qué sirve? Gracias a ella, la empresa que la solicita puede, por ejemplo, calcular costes, planificar gastos o elaborar presupuestos. Sin embargo, con ella no se puede cobrar ni anticipo ni la prestación propia de un servicio o la adquisición de un producto. De hecho, no sustituye al documento final.

Así, es un borrador para un cliente antes de facturar finalmente el servicio. Se suele utilizar en ciertas actividades, como el comercio exterior, y en el documento se especifica que no tiene validez.

Se diferencia de la factura comercial, precisamente, en que deja bien claro que es proforma y, además, no va numerada. Sirve para especificar una operación de compraventa antes de que se finalice y hacerlo detallando sus condiciones. De esta manera, la definitiva es la versión final de la proforma.

En el momento en el que el cliente acepta las condiciones y todo queda claro, puede pasarse a la comercial con su validez legal. Mientras tanto, la proforma cumple una función orientativa.

Tiene validez legal y requiere ciertas obligaciones, así como compromisos. Si un cliente no la ha pagado, se puede reclamar, algo que con la proforma no sucede. 

Pueden hacerse simplificadas o completas, siendo las simplificadas la versión reducida de las otras, también llamadas tique.

Este es un documento que justifica que se ha entregado algún producto o mercancía. No tiene valor fiscal y contable, pero sí valor legal, en caso de que se quieran realizar reclamaciones. Se puede entregar valorado o no valorado.

El albarán contiene casi todos los datos de la factura, aunque al igual que la proforma no se encuentra valorado. Este documento está claramente identificado como tal en su diseño. Es importante su fecha de emisión y número, por si se dan problemas en las entregas o errores, cuya solución deba gestionarse posteriormente. 

Generalmente acompaña el envío de un producto y acredita su entrega. Puede indicar que ciertos productos no se incluyen en el pedido, dando una visión en conjunto de lo solicitado y lo que se ha enviado antes y después. También es bueno para gestionar la entrada y salida de existencias.

Como puedes ver, la principal forma de diferenciar los documentos es mediante su nombre. Cada uno de ellos tiene sus propias peculiaridades y son utilizados para un uso en concreto. La única que tiene validez fiscal y contable es la factura. Es la única con la que se puede exigir el pago y reclamar cantidades.

Aunque al principio suele ser complicado diferenciar entre qué es una factura proforma, una factura comercial, un albarán o presupuesto por sus similitudes, al final sabrás reconocerlas. 

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