Factura recapitulativa: claves para hacerla correctamente

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La factura recapitulativa es uno de los documentos más empleados por los profesionales, administrativos o gestores. Permite realizar la facturación de manera más rápida, sobre todo en el caso de que se repita una venta o servicio realizado, al mismo cliente, durante mucho tiempo. Sin embargo, es frecuente que la mayoría desconozcan qué es y cómo se realiza. Por ello, en esta entrada, te ofrecemos más detalles.

¿Qué es una factura recapitulativa?

Se puede considerar a este tipo de factura como el documento que se emplea para agrupar facturas ordinarias, las cuales se han emitido a un mismo cliente por operaciones realizadas en un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, si durante el mes de marzo se ha vendido mercancía a un mismo cliente, se pueden facturar todos los productos en la misma factura o documento. El principal beneficio que debes tener en cuenta es el ahorro de tiempo, puesto que únicamente habrá que contabilizar un solo documento.

Además, se ahorrará papel y, por si fuera poco, se puede hacer un seguimiento más claro o detallado del cobro. No hay que confundir a este tipo con la factura recurrente, la cual está considerada como la que es emitida a un mismo cliente durante un tiempo determinado y siempre con los mismos importes. Por otro lado, a la hora de presentarla ante la AEAT se debe considerar que los importes se declararán como si fuera una factura normal.

¿Qué debe incluir para que sea legal?

Para que esté considerada como legal se deben cumplir una serie de condiciones o requisitos. De lo contrario, estaremos omitiendo información, exponiéndonos a sanciones por parte de Hacienda. Entre los datos que deben figurar están los siguientes:

Número de factura, de manera correlativa, como ya ocurre en las ordinarias.
Fecha de expedición del documento.
Datos identificativos del receptor y emisor.
NIF, Número de Identificación Fiscal de las dos partes implicadas en la facturación.
Conceptos de la operación. Como te detallamos más abajo, debes especificar los pedidos o albaranes que forman el documento.
Base imponible de todos los productos o servicios prestados.
Tipo impositivo. Piensa que, además del IVA, podemos reflejar también el recargo de equivalencia. Por otro lado, en el caso de que el autónomo lo desee, también se debe especificar el IRPF.
El importe a pagar de la cuota tributaria, el cual será muy útil de cara a Hacienda.
El total que se debe pagar hacia el cliente.

Cinco claves para hacer una factura recapitulativa

Identificación de que es una factura de este tipo

El primer paso es realizar la factura especificando que es una recapitulativa. Cada documento debe tener su número de control o de factura, algo que nos garantizará que es legal. Posteriormente, como en todas, debe quedar especificada la fecha de expedición y el periodo de facturación de la facturación.
Los datos de la empresa o autónomo en el membrete

En el membrete se plasmará el nombre del autónomo o la organización. Para ello, debemos insertar el NIF y su domicilio fiscal. Así, en este caso, será lo mismo que si estuviéramos realizando un documento ordinario.
Describir lo facturado con detalle para un IVA correcto

En la factura debe quedar bien claro todo lo facturado, por diferentes tipos de IVA. Esto es muy importante, puesto que cada artículo puede tener un IVA diferente, por lo que estaremos declarando mal las cantidades del impuesto al fisco. Así, lo ideal es insertar cada tipo impositivo y todos los productos desglosados de manera detallada.
Emisión de la factura el mismo día del mes

La principal diferencia con el resto de documentos es que la emisión del documento se realiza el mismo día del mes natural. En el caso de facturar a trabajadores por cuenta propia o profesionales, la fecha o emisión debe ser antes de la jornada 16 del mes próximo. En el caso de entrega de bienes intracomunitaria, la factura se realizará antes del día 16 del siguiente mes a las transacciones de los bienes.
¿Qué ocurre en el caso de los tiques?

Para la agrupación de varios de ellos en una factura de este tipo, debemos tener en cuenta que, aunque el proceso es el mismo, hay que considerar importes mínimos. En este caso, la emisión del documento únicamente se podrá realizar si el importe de las facturas simplificadas no supera los 3000 euros.

La factura recapitulativa es una buena forma de ahorrar tiempo y de realizar mejores seguimientos de los cobros pendientes en una empresa. Si consideras que es una labor tediosa o complicada, siempre puedes contratar a una asesoría para que se encargue del tema.

Si aún no cuentas con una de confianza, ahora es el momento de contactar con las que encontrarás en nuestro portal y pedirles presupuesto sin compromiso.

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