Por qué deberías contratar una secretaria virtual para tu negocio

Cada vez más empresas se apoyan en una secretaria virtual para llevar a cabo una correcta gestión y atención de llamadas, ya sean de índole comercial o de asistencia técnica. Este tipo de servicios son muy convenientes dentro de organizaciones que no desean descuidar a sus clientes y posibles clientes, pero que tampoco quieren integrar un departamento propio para solucionar esta necesidad básica. Si ese es tu caso, en las líneas siguientes te contamos más al respecto. 

Es frecuente el empleo de diversas fórmulas para definir esta importante profesión, sin embargo, podemos decir que una secretaria virtual es una persona que trabaja a distancia o de forma remota; en ocasiones pertenece a la plantilla de la empresa o forma parte de una iniciativa de outsourcing. Su forma de pago, por norma general, es por horas y no por días trabajados. Es un empleado por cuenta ajena que se encarga de gestionar y solucionar un conjunto de tareas y problemáticas relacionadas con la organización y la planificación de los procesos de asistencia administrativa que se llevan a cabo en las instituciones. 

Realizan de manera eficiente, estandarizada y sistemática un grupo de actividades administrativas que te permiten centrarte en desarrollar los objetivos principales de tu empresa. Además, ayudan a crear o reforzar una correcta imagen de la marca ante el público objetivo y los clientes.

Existen varias razones por las que tu organización, independientemente de la actividad o comercio que desempeñe, debe contratar los servicios de un asistente virtual, pero uno de los principales motivos que pueden apoyar tu decisión es alcanzar una adecuada organización de las tareas de back office y de atención de clientes. 

Asimismo, si tienes acumulado un gran volumen de información aún por procesar o trabajos pendientes que no dejan que te enfoques en la actividad principal de tu empresa, puedes delegar estas actividades en este tipo de expertos. Lo mismo ocurre si decides expandir tu negocio o lanzar un nuevo producto o servicio, ya que contar con su ayuda te permitirá tener más tiempo para diseñar tu plan de crecimiento.

Existen numerosas funciones que pueden realizar los asistentes virtuales; a continuación, te detallamos algunas de las más comunes:

1. Gestión y control de las agendas de trabajo.

2. Atención de llamadas tanto de los clientes como de los proveedores.

3. Revisión, respuesta y seguimiento de los correos electrónicos que envían los clientes a la empresa y emisión de presupuesto.

4. Procesamiento, actualización y organización de los documentos que rigen el negocio.

5. Realización de estudios o búsqueda de información relevante para el funcionamiento o expansión de la empresa.

6. Creación, revisión o gestión del contenido que se publica en la página web o blog de la entidad empleadora. 

7. Desarrollo y gestión de los boletines que se envían a clientes y suscriptores.

8. Apoyo y control de las acciones que conforman la estrategia de marketing digital de la marca.

Hay otras muchas tareas que pueden realizar las secretarias virtuales: su naturaleza y complejidad están relacionadas con el grado de confianza y comunicación que se logre fomentar entre ambas partes, además del conocimiento que logre alcanzar de los procesos que se llevan a cabo en la organización. Igualmente, otro factor clave es el acceso que tenga a la información de la entidad desde cualquier lugar donde esté ubicada.

Claro está, la relación comercial y su profundidad va cambiando durante la colaboración, por lo que este tipo de alternativas externas son flexibles y pueden adaptarse a tus requerimientos, al margen de lo cambiantes que sean estos y el grado de reestructuración estacional de tu organización. Por otro lado, tienes la opción de incluir en tus programas formativos a la persona en cuestión.

Entre los beneficios que puedes obtener contratando a una asistente virtual vinculada tu negocio están:

- Cómodo pago mensual por el servicio: solamente pagas por las horas de trabajo, sin tener en cuenta los días trabajados.

- Mejora de tu imagen ante clientes y colaboradores: este profesional es el encargado de llevar a cabo y dar un seguimiento continuo a un grupo de acciones contenidas en la estrategia de tu empresa. Además, se puede encargar de dar respuestas oportunas, en poco tiempo, a los clientes y a los proveedores.

- No se pierde ninguna llamada ni oportunidad de negocio: estos profesionales están disponibles las 24 horas del día, todos los días del año, sin tener en cuenta los días festivos. Contar con este servicio te garantiza una atención personalizada de los clientes de cualquier latitud, independientemente de tu zona horaria, por lo que se aprovechan al máximo las oportunidades comerciales que puedan surgir en cualquier lugar del mundo.

- Mejora el rendimiento de la actividad que se lleva a cabo en el negocio: con la presencia de estos expertos en tu equipo no verás interrumpida tu actividad principal con llamadas que pueden darse en cualquier momento. Del mismo modo, tienes la posibilidad de delegar un conjunto de actividades organizativas, de planificación y control bajo su responsabilidad.

- Opción de configurar protocolos de gestión de llamadas para personalizar mensajes, respuestas y llevar a cabo una atención más personalizada, según las necesidades de tu negocio.

- Ahorro de gastos operativos: al contratar los servicios de una secretaria virtual tienes acceso al mejor talento disponible del mercado, pero además, favorece que ahorres en concepto de equipamiento o espacios dedicados a oficinas. Asimismo, no necesitas pagar algunas cuantías que, normalmente, se les paga a los empleados de una empresa.

En suma, una secretaria virtual se encarga de realizar diversas actividades dentro de tu empresa o negocio de autónomo. Gracias a esta importante figura, como dueño y responsable de tu empresa podrás contar con más tiempo para darle cumplimiento a los objetivos principales de la organización. Además, podrás obtener un mayor reconocimiento entre tu público y mejorar la presencia de las interacciones externas de tu iniciativa.

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