¿Qué es la contabilidad de costes y los gastos suplidos?

Artículo sobre Gestoría y asesoría publicado por Doiser

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Para que tu empresa funcione correctamente y evites imprevistos financieros, es necesario que tengas la contabilidad al día y en orden. Dos conceptos que afectan directamente a tu contabilidad son los gastos suplidos y la contabilidad de gastos ¿Sabes cómo funcionan y cómo se aplican? Para aclara posibles dudas, veamos en detalle en qué consisten.

¡Vamos allá!

¿Qué son los gastos suplidos?

Este concepto es muy habitual en el mundo empresarial, más concretamente en las empresas que prestan servicios a terceros. Se trata de un tipo de gastos que adelanta el empresario o profesional para poder realizar un trabajo que previamente ha sido encargado por un cliente.

Un buen ejemplo es cuando vas a realizar una reforma en tu oficina y la empresa que se encarga de la obra compra los materiales por adelantado, siempre con el objetivo de agilizar los trámites. También cuando la gestoría que has contratado para realizar cualquier trámite abona un gasto notarial en representación tuya, no obstante, posteriormente será esta quien te lo facture.

¿Qué requisitos se deben cumplir para considerar un gasto como suplido?

Es muy importante determinar con claridad si un gasto entra o no dentro de esta categoría, ya que de lo contrario tu contabilidad no será un fiel reflejo de la situación económica y financiera de tu empresa. Por otro lado, si determinas los gastos como suplidos y no lo son, la administración tributaria puede imponerte una sanción.

Aclaremos entonces cuáles son los requisitos.

Tiene que existir una factura donde venga acreditado que el gasto es del cliente y, además, este documento tiene que contener todos los datos relevantes de este (nombre, dirección, importe pagado, etc.). Este requisito es uno de los más importantes, por lo tanto, te recomendamos guardar una copia de todas las facturas emitidas.
El pago tiene que hacerse por una directriz concreta y clara del cliente, es decir, no puede abonarse por la empresa de forma unilateral. En la mayoría de los casos no tiene por qué ser necesariamente por escrito, ya que la forma oral también se acepta en esta materia.
Los gastos con tales características tienen que haberse abonado previamente. El pago realizado se tiene que acreditar con cualquiera de las formas admitidas, es decir, no es un pago a futuro.

¿Qué es la contabilidad de costes?

Un concepto estrechamente ligado a los costes suplidos es la contabilidad de costes. Esta se basa en crear un sistema de información que permita identificar los costes de los productos fabricados por la empresa y de las compras, para así poder tomar decisiones financieras en la dirección correcta.

¿Quieres un ejemplo concreto? Una empresa que fabrica coches. La contabilidad de costes (o contabilidad analítica) consistiría en calcular el coste mensual de la empresa. Para ello, tendremos en cuenta el coste productivo de cada coche y el gasto en personal, así como los gastos de explotación.

Ventajas de la contabilidad de costes

Las empresas de todos los sectores (automóviles, alimentos, textil, etc.); tanto las productoras de materias primas como las que venden a los clientes finales, se benefician de una correcta contabilidad analítica, ya que:

Con una contabilidad bien diseñada y estructurada, tu empresa obtendrá mayores ventajas en su funcionamiento económico, gracias a la información detallada que arroja sobre los activos que produce tu empresa, así como de los resultados.

En primer lugar, vas a establecer el coste de los productos para así realizar unos presupuestos totalmente ajustados a la realidad. Con un adecuado diseño contable de los costes, podrás establecer nuevas metas y objetivos en tu negocio, ya que sabrás en todo momento los costes pormenorizados que vas a tener.

La contabilidad analítica te ayudará a tomar decisiones económicas y financieras de una forma más ágil, ya que vas a tener un soporte documental técnico e informativo donde apoyarte. Así podrás evaluar los rendimientos de las áreas que conforman tu negocio y tomar las medidas correctivas y de mejora que consideres oportunas, tanto con los recursos materiales como con los humanos.

Hasta aquí nuestra explicación sobre estos dos conceptos de la contabilidad para empresas. Como ves, aplicados correctamente ayudan a mejorar aspectos clave como son el control de gastos y presupuestos. ¿Tienes más claro ahora cómo hacerlo?

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