Secretaria virtual, una alternativa económica para la atención de llamadas

¿Por qué una secretaria virtual? Porque llegará un momento en tu vida profesional (si no ha ocurrido ya) en el que toparás con este dilema: tu carga de trabajo ha aumentado y también el número de personas que quieren contactar contigo —lo cual es bueno—, pero tú ya no puedes atenderlas y contratar alguien para ello se sale de tu presupuesto. ¿Existe alguna posibilidad de que atiendan tus llamadas a un coste asequible? ¡Sigue leyendo!

El funcionamiento de este servicio destaca por lo sencillo que es: una agencia externa se encarga de atender tus llamadas de empresa (todas o las que tú decidas delegar). Cuando tus clientes marquen tu número, el personal de la agencia se encargará de la atención de llamadas representando a tu corporación o compañía. Los clientes siempre pensarán que están hablando con una secretaria que forma parte de tu negocio. Fácil, ¿cierto? 

Pues déjanos decirte que esta forma de secretaría está ganando cada vez más simpatizantes entre pymes y autónomos. La razón de ello es el sencillo funcionamiento del servicio y los buenos resultados que está dando. Pero antes de aventurarte a contratarlo, déjanos contarte lo más básico y fundamental de este servicio.

Para que no te pierdas en el camino, hemos elaborado esta completa lista con las dudas más frecuentes. Si buscas respuestas, seguro que las encuentras aquí.

Cuando un cliente te llame, un profesional de la agencia se encargará de coger el teléfono y darle un trato cordial. Mientras tanto, tú podrás estar dedicado a otras tareas y sin dar esa mala imagen típica de oficinas donde nadie responde al teléfono. Por supuesto, la persona que se encargue de la atención de llamadas por ti se identificará como un empleado tuyo. Se garantiza una imagen profesional de tu marca o empresa.

Tú eres quien establece los horarios. Podrás elegir si solo se responde al teléfono en horario laboral (a las horas que tú decidas) o si se atiende las 24 horas. También podrás determinar si tu secretaria funciona solo los días laborables o si también se incluye el fin de semana.

Lo que tú determines. Podrás definir el mensaje que da tu asistente virtual a las personas que llamen por teléfono. Además, también podrás programar preguntas varias a los llamantes, para que no pierdas ninguna información de importancia. De esta forma, podrás hacer que el asistente les pregunte por su nombre, número de teléfono, e-mail de contacto, desde dónde llaman o la razón de la llamada, entre otras cuestiones. Detalles como estos te ayudan a proyectar una imagen profesional y consiguen que tus clientes se lleven una muy buena impresión de tu empresa.

Por supuesto, la agencia te pasará nota de todos los datos recopilados. Así podrás llevar a cabo las acciones necesarias más tarde: enviar un presupuesto, concertar una cita, responder una duda o atender cualquier otro asunto por el que el cliente hubiera llamado. Con una secretaria virtual no pierdes ni una sola llamada.

Sí. Como hemos explicado en el punto anterior, puedes hacer que tu asistente haga varias preguntas simples para recabar datos, pero también puedes configurar acciones más complejas. Por ejemplo, proporcionando a tu asistente o secretaria una lista de motivos usuales por los que tus clientes suelen llamar. A su vez, puedes establecer que la secretaria responda con un guion preestablecido según el tipo de consulta o motivo de la llamada.

Lo más interesante es que también tienes la posibilidad de que te pasen una nota al correo electrónico o por mensaje de texto, una vez que la llamada finalice. Y otra acción a considerar es el desvío de la llamada a otro número designado por ti. De nuevo, según el motivo del llamante, podrás programar que la desvíen al departamento adecuado de tu empresa (o a ti personalmente, de ser necesaria tu intervención). 

Sí. Además, tiene un coste mucho menor que contratar una secretaria interna. Puedes encontrar paquetes básicos de poco más de 7 € mensuales y otros sobre los 20 € donde además se encargan de gestionarte las citas y pedidos en tiempo real, atienden en varios idiomas, etc. Hasta aquí hablamos de los paquetes más básicos y sencillos, que cumplen las funciones que hemos ido mencionando.

El precio irá aumentando conforme añadas más prestaciones. Y es que hay algunos servicios de asistente virtual realmente completos. Si optas por uno de estos últimos, no se limitarán a la mera atención de llamadas, sino que será prácticamente como tener una oficina virtual completa. Los servicios más premium te dan la posibilidad de delegar la administración de tu web o blog, la atención al cliente, el seguimiento de ventas, la elaboración de presupuestos y facturas... y muchas más utilidades.

Aparte de asequibles, los servicios de secretarias virtuales son totalmente flexibles. Es otra sus principales ventajas. En cualquier momento puedes cambiar los horarios de atención, los mensajes y respuestas, la forma de proceder, hacia dónde van los desvíos, etc. 

Lo normal es que estos servicios también te proporcionen un número de teléfono virtual. La posibilidad de elegir número con apariencia de fijo pero que sea desviado a un teléfono móvil de tu preferencia es una forma profesional de atender tu negocio desde cualquier parte del mundo.

Con la tecnología voz IP o VoIP, podrás responder llamadas mediante una conexión a Internet y a través de una app (para ordenador o smartphone). Recibir llamadas por voz IP no suele conllevar ningún coste, por lo que podrás atender a clientes de forma gratuita y desde donde quieras.

Otro servicio que suelen ofrecer las secretarías virtuales es la grabación de llamadas de fijo y móvil. Podrás grabar conversaciones entrantes y salientes, almacenarlas, enviarlas por e-mail, etc.

La secretaria virtual es un servicio que, sin duda, recomendamos probar. Por su flexibilidad, precio y posibilidades que ofrece, es la solución que buscabas para que tu negocio siga funcionando en cualquier parte al tiempo que se reduce tu carga de trabajo.

¿Quieres comprobar cómo te ayuda una telesecretaria? Entonces, contacta con las agencias de secretarias virtuales que encontrarás en nuestro portal. Pídeles presupuesto sin compromiso y descubre una forma más ágil de trabajar.