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Tipos de máquinas de fichar: ¿cuál es la más adecuada?
Artículo sobre Control de presencia y vacaciones publicado por Doiser
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A raíz de la aplicación obligatoria de la Ley de control horario son muchas las empresas que quieren instalar una máquina de fichar o cambiar la que ya tiene. Antes de hacerlo, merece la pena que eches un vistazo a las opciones disponibles en el mercado. Hay muchos fabricantes de máquinas de fichar, pero es fundamental que elijas el tipo adecuado a las características de tu lugar de trabajo y a sus empleados para que realmente el sistema sea efectivo.
Para ayudarte a elegir sin equivocarte, vamos a analizar los diferentes tipos de máquinas de fichar que puedes encontrar en el mercado, sus características principales y sus rangos de precios. ¿Preparado? ¡Allá vamos!
¿Reloj de fichar mecánico o electrónico?
Empecemos por la primera duda, elegir un reloj mecánico o electrónico. Veamos qué diferencias hay entre ambos y para qué tipo de empresas son adecuados.
Reloj de fichar mecánico
- ¿Cómo funciona?
Es sencillo: con una tarjeta que el empleado introducirá en la máquina cada vez que empieza y termina de trabajar e imprimen la hora y la fecha en la tarjeta. Así, cuando finalice el mes o en cualquier momento en que el trabajador deba cobrar, simplemente se sumarán todos los periodos trabajados para calcular el sueldo o comprobar que coincide con lo estipulado en el contrato. Una vez que se completa la tarjeta, se proporciona una nueva al empleado.
- ¿Qué ventajas tiene?
Principalmente su sencillez, que es una opción económica y no necesita un ordenador para hacer el cálculo de las horas, lo efectúa la persona. Eso sí, necesita consumibles, como las tarjetas o la tinta de la máquina, y hay que tener en cuenta que calcular las horas a mano puede conllevar errores.
- ¿Cuál es su precio?
Los precios de los relojes de fichar mecánicos que puedes encontrar en el mercado oscilan entre los 30 y los 100 € aproximadamente.
- ¿Para qué tipo de empresas está enfocado?
El reloj de fichar mecánico es ideal para empresas pequeñas (de menos de 10 trabajadores) y que deseen controlar el absentismo.
Reloj de fichar electrónico
- ¿Cómo funciona?
En este caso, no es necesario reponer continuamente tarjetas o tinta ni contar todas las horas trabajadas a mano: un software conectado al dispositivo de control hará el trabajo.Los dispositivos de control pueden lectores de tarjeta RFID, que el trabajador pasa al entrar y salir del trabajo, haciendo que los datos de la fecha y hora se almacenen en la memoria interna del reloj. De esta manera el software es el encargado de contabilizar las horas trabajadas, las ausencias y los retrasos de cada empleado.
Los dispositivos pueden ser más sofisticados, como en el caso de los de reconocimiento dactilar o facial.
- ¿Qué ventajas tiene?
El principal es la automatización del proceso, ahorrando tiempo y dinero.
- ¿Cuál es su precio?
En este caso es muy variado, ya que depende de cuáles de estos métodos se escoja para el reconocimiento. En general, pueden costar de 50 hasta más de 1000 € en el caso de los lectores electrónicos más sofisticados.
- ¿Para qué tipo de empresas está enfocado?
Al tener los cálculos automatizados, es aconsejable para empresas de más de 10 empleados. Sin embargo, debes tener también en cuenta que, si se utiliza con tarjeta, puede dar lugar a fraudes si un empleado ficha por otro.
Entonces ¿reloj de fichar por tarjeta, huellas dactilares o reconocimiento facial?
Si definitivamente has decidido optar por el sistema electrónico, posiblemente te surja la duda de cuál de todas las opciones es la mejor para tu negocio. Veamos más las características de cada uno:
- Controladores de presencia: tarjeta RFID, llavero para fichaje o chip
Existen relojes de fichar electrónicos que funcionan con uno o con cualquiera de estos tres métodos. Por eso, a menudo se llaman simplemente controladores de presencia. No es necesario el contacto directo con la máquina para fichar en el trabajo, por lo que son tan higiénicos como los lectores faciales o de huellas dactilares que veremos luego.
Al ser un lector electrónico, las empresas de más de 10 empleados son las que más partido pueden sacarle. Eso sí, como comentamos anteriormente, evitar la posibilidad de que los trabajadores fichen unos por otros es algo que hay que tener en mente.
El precio de estos sistemas oscila entre los 100 y los 600 €, a lo que hay que sumar el coste de las tarjetas RFID, llaveros o similares. Aun así, generalmente son más económicos que los lectores faciales o los de huellas, por lo que resultan ideales para empresas que cuenten con bajo presupuesto para adquirir una máquina de fichar.
- Lector de huella
El lector de huella es muy cómodo y a la vez económico a largo plazo. Los trabajadores podrán fichar sin preocuparse por olvidar la tarjeta, el llavero, etc. No es necesario tener que renovar tarjetas, llaveros o chips. Y su principal ventaja es que hace imposible el fraude: ningún trabajador podrá fichar por el trabajador en cuestión.
Por ello, es el método más adecuado para el fichaje en grandes empresas y allí donde la seguridad es importante o hay zonas de acceso restringido. Su precio es variable: los más sencillos cuestan 40 € y los hay de precios superiores, unos 500 €.
- Reconocimiento ocular
Sin embargo, el lector de huella tiene un defecto: es necesario el contacto con el aparato. Por ello, si la empresa trabaja en determinadas condiciones higiénicas por las que no es adecuado este contacto o los trabajadores usan guantes, es mejor optar por una máquina de fichar con reconocimiento ocular. Por lo demás, su funcionamiento es similar.
Algunos de estos dispositivos combinan el reconocimiento ocular con el de tarjetas RFID o facial, aunque esto aumenta su precio. Se pueden comprar y alquilar, con precios desde 6 € al mes en el caso de empresas con pocos trabajadores (5 o menos).
- Reconocimiento facial
Estas máquinas de fichar funcionan con una cámara con iluminadores infrarrojos que puede reconocer a los empleados igualmente con gafas o con otros cambios ligeros debidos a peinado, maquillaje o heridas en la cara. El reconocimiento es rápido y muy fiable.
Estos dispositivos pueden adquirirse también combinados con lector dactilar, de reconocimiento ocular, de tarjeta RFID... por lo que su precio es variable: desde 200 € hasta más de 1000 si lo compramos, y desde 15 € al mes si es alquilado.
De nuevo, esto lo hace un dispositivo especialmente adecuado para empresas grandes.
Hasta aquí nuestro análisis de las características y precios de los sistemas de fichaje en el trabajo que puedes encontrar en el mercado. Como ves, los diversos tipos de máquinas de fichar tienen sus ventajas e inconvenientes.
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